HHR

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN STUDIEVERENIGING CONGO.

(laatst gewijzigd: 1 december 2015)

 

Artikel 1

  1. Leden hoeven zich niet elk jaar als zodanig aan te melden; het lidmaatschap wordt automatisch verlengd. Als bewijs van lidmaatschap geldt de “CONGO-pas”. Indien een lid de verschuldigde contributie niet betaalt, vervalt zijn/haar lidmaatschap. De prijs voor het lidmaatschap bedraagt €35.
  2. Het masterlidmaatschap is er voor studenten die een 1- of 2-jarige master volgen op de biologiefaculteit van de UvA. De prijs voor het masterlidmaatschap bedraagt €10,-.’

 

Artikel 2

  1. Het zittende bestuur ziet erop toe dat elk lid wordt benaderd om zich kandidaat te stellen voor een functie in het toekomstige bestuur, met nadruk op vrijkomende functies. Tevens mag ieder gewoon lid uit eigen beweging een ander lid benaderen om zich kandidaat te stellen voor een functie in het toekomstig bestuur. Ten slotte kan elk lid zich uit eigen beweging kandidaat stellen.
  2. Kandidaten kunnen kandidaatsbesturen aandragen bij de Persoon Onafhankelijk tot direct voor de stemming. De Persoon Onafhankelijk wordt aangewezen zoals beschreven in “Congo’s Protocol Bestuursvorming”.
  3. Het aandragen van kandidaatsbesturen geschiedt volgens “Congo’s Protocol Bestuursvorming”.

 

Artikel 3

Tussentijds afgetreden bestuursleden zijn verantwoording verschuldigd aan de algemene ledenvergadering over hun gevoerde beleid.

 

Artikel 4

  1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe.
  2. De secretaris notuleert de vergaderingen en voert namens het bestuur de correspondentie naar buiten toe.
  3. De penningmeester beheert de gelden en bezittingen van de vereniging.
  4. De Commissaris Onderwijs coördineert de opleidingsgerelateerde activiteiten van de vereniging.
  5. De Commissaris Activiteiten coördineert, plant en stuurt de activiteiten van de vereniging in samenwerking met de commissies.
  6. De Commissaris PR & Acquisitie coördineert de externe promotie van de vereniging en legt en verzorgt het contact met sponsoren.
  7. Algemene bestuurstaken worden door het bestuur onderling verdeeld.

 

Artikel 5

De vereniging kent ter verwezenlijking van haar doelstellingen:

  1. Commissies, die door de algemene ledenvergadering worden ingesteld en opgeheven; de commissies bestaan uit een voorzitter en overige leden van de vereniging;
  2. Een raad van advies, waarvan de vijf tot acht leden door het bestuur benoemd worden. Deze heeft tot taak het bestuur gevraagd of ongevraagd te adviseren over het door haar gevoerde of te voeren beleid.

 

Artikel 6

  1. Elke voorzitter van een commissie is verplicht ervoor te zorgen dat zijn commissie voldoende geïnformeerd wordt over de activiteiten van de rest van de vereniging en dat het bestuur voldoende geïnformeerd wordt over de activiteiten van zijn commissie.
  2. Elke voorzitter van een commissie legt minimaal maandelijks verantwoording af aan de Commissaris Activiteiten.
  3. Elke penningmeester van een commissie legt minimaal drie maal per jaar verantwoording af aan de penningmeester van Congo.

 

Artikel 7

De vereniging kent onder andere de volgende commissies:

  1. De Activiteitencommissie: deze organiseert excursies, culturele avonden, sportieve activiteiten en overige activiteiten;
  2. De Bioloco: deze verzorgt biologie-gerelateerde activiteiten.
  3. De Boekencommissie: deze verzorgt de verkoop van studieboeken, het beschikbaar maken van oude tentamens, het contact met de boekenleverancier en met de modulecoördinatoren;
  4. De Feestcommissie: deze organiseert feesten en overige activiteiten;
  5. De Onderwijscommissie: deze organiseert onderwijsgerelateerde activiteiten en informeert Congo waar nodig over onderwijskundige aangelegenheden;
  6. De Redactiecommissie: deze maakt het periodiek van de vereniging;
  7. De Kascommissie: deze controleert het financiële beleid van het bestuur minstens vier keer per bestuursjaar, waaronder voor elke ALV.
  8. De Barcommissie: deze organiseert de wekelijkse borrel en themaborrels.
  9. De Kweekvijver: deze bestaat uit voornamelijk eerstejaars en heeft als doel hun participatie binnen de vereniging te vergroten.
  10. De Eerstejaarsweekendcommissie: deze organiseert het eerstejaars weekend aan het begin van elk academisch jaar;
  11. De Facultaire Introductiecommissie: deze organiseert de facultaire introductie aan het begin van elk academisch jaar.
  12. De PaparaCie: deze voorziet in culturele aspecten van Congo en zorgt voor het maken van foto’s tijdens activiteiten.
  13. De CONGrescommissie: deze organiseert eenmaal per jaar een congres met een onderwerp dat aansluiting vindt met een of meer van de studies Biologie, Biomedische Wetenschappen en Psychobiologie;
  14. De Kookcommissie: deze organiseert de catering bij verscheidene activiteiten, danwel uit eigen beweging danwel op aanvraag van een ander onderdeel van de vereniging en organiseert voedselgerelateerde activiteiten;
  15. De Liftwedstrijdcommissie: deze organiseert eenmaal per jaar een Liftwedstrijd;
  16. De Studiereiscommissie: deze organiseert studiegerelateerde reizen naar het buitenland.
  17. De ToneelCommissie: deze voert toneelstukken op en organiseert de repetities hiervoor;
  18. De Weekendcommissie: deze verzorgt weekenden weg;
  19. De ICTcommissie: De ICTcommissie ondersteunt Congo met ICT en organiseert ICT gerelateerde zaken.
  20. De Alumniwerkgroep: deze houdt zich bezig met alumnigerelateerde zaken.
  21. De Mastercommissie: deze houdt zich bezig met mastergerelateerde zaken en organiseert activiteiten voor de masterstudenten van Congo;
  22. De Carrièrecommissie: deze houdt zich bezig met het informeren over en verbeteren van de toekomstmogelijkheden van de bachelor- en masterstudenten binnen Congo.
  23. De Motivacie: is een door de ALV aangestelde commissie en heeft als doel de kandidaten voor een volgend bestuur te informeren en adviseren volgens “Congo’s Protocol Bestuursvorming”.
  24. De Excursiecommissie: deze organiseert biologisch veldwerk.
  25. De Muziekcommissie: deze organiseert muziekgerelateerde evenementen.

 

Artikel 8

Alle vergaderingen van het bestuur en de commissies zijn openbaar; alle leden hebben hierin spreekrecht. Alle commissies en het bestuur hebben een open karakter.

 

Artikel 9

  1. Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per maand, behalve in de maanden juli en augustus. Het quorum van de vergaderingen van het bestuur bedraagt 50%.
  2. Elk bestuurslid kan, persoonlijk of bij afvaardiging, slechts 1 stem uitbrengen tijdens bestuursvergaderingen.
  3. Besluitvorming van het bestuur geschiedt bij absolute meerderheid van stemmen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Besluiten van het bestuur worden vastgesteld door de voorzitter van de vergadering.
  4. In de notulen van de vergaderingen van het bestuur worden opgenomen:
    1. de ter vergadering aanwezigen;
    2. de ter vergadering genodigden die afwezig zijn;
    3. alle besluiten van de vergadering, indien van toepassing met vermelding van de stemming;
    4. de taken die aan de aanwezigen zijn toebedeeld,
    5. de status van alle taken die in vorige vergaderingen aan de orde zijn gekomen;
    6. alle relevante ter vergadering gedane uitingen; indien een uiting personen betreft, dan ook de namen van diegenen die de uiting deden;
    7. datum en tijd van opening en sluiting van de vergadering;

 

Artikel 10

Per jaar wordt tenminste 1 algemene ledenvergadering gehouden, en wel aan het eind van het verenigingsjaar: de zogenaamde jaarvergadering. Vaste punten op de agenda zijn:

  • notulen van de vorige algemene ledenvergadering;
  • financieel jaarverslag;
  • eventuele wijzigingsvoorstellen voor de statuten en het huishoudelijk reglement;
  • jaarverslag van het bestuur over de activiteiten en beleidspunten van de vereniging voor het komende verenigingsjaar;
  • rondvraag oud bestuur;
  • verkiezing nieuw bestuur;
  • verkiezing kascommissie;
  • rondvraag nieuw bestuur.

 

Artikel 11

Het nieuw gekozen bestuur stelt aan de hand van de op de algemene ledenvergadering naar voren gekomen beleidspunten een beleidsplan op voor het komende verenigingsjaar.

 

Artikel 12

In geval van schade aan een gemotoriseerd voertuig wordt schade vergoed als “Congo’s Schaderegeling voor Gemotoriseerde Voertuigen” en “Congo’s Gemotoriseerde Voertuigen Protocol” in acht zijn genomen. Het bestuur dient er op toe te zien dat iedere bestuurder die rijdt voor Congo op de hoogte is van beide documenten.

 

Artikel 13

Voorstellen tot wijziging van “Congo’s Schaderegeling voor GemotoriseerdeVoertuigen”, “Congo’s Protocol Gemotoriseerde Voertuigen” en “Congo’s Protocol Bestuursvorming” worden behandeld als normale voorstellen, met dien verstande dat zij ondersteund dienen te worden door een absolute meerderheid van het aantal stemmen om aangenomen te worden; zij treden terstond na aanname in werking.

 

Artikel 14

Op de algemene ledenvergadering kunnen moties en voorstellen worden ingediend door tenminste vijf gewone leden of door het bestuur. Over moties of voorstellen wordt bij stemming beslist.

 

Artikel 15

Voorstellen tot wijziging van het huishoudelijk reglement worden behandeld als normale voorstellen, met dien verstande dat zij ondersteund dienen te worden door een absolute meerderheid van het aantal stemmen om aangenomen te worden; zij treden terstond na aanname in werking.

 

Artikel 16

In alle gevallen waarin statuten en huishoudelijk reglement niet voorzien, zal worden beslist door de algemene ledenvergadering.

 

Artikel 17

  1. Elke commissie heeft het recht eenmaal per bestuursjaar een commissie-uitje te organiseren waarbij elk lid van die commissie met hoogstens € 5,00 wordt gesubsidieerd uit de kas van de vereniging zelf.
  2. Per bestuursjaar worden er per persoon, ongeacht hoeveel commissies deze bemant, slechts twee commissie-uitjes gesubsidieerd.

Artikel 18

  1. Met het meerjarenplan wordt getracht langetermijndoelen van de vereniging te formuleren en uit te voeren. Hieronder vallen door de algemene ledenvergadering (ALV) goedgekeurde doelen die uitgevoerd dienen te worden door het bestuur.
    Punten van het meerjarenplan zijn van dien aard dat:
    a. Het aannemelijk is dat het meerdere jaren kost deze te voltooien.
    b. De ALV deze dermate belangrijk acht, dat de implementatie van dit beleid gewaarborgd dient te worden.
    c. Deze gaan over het implementeren van beleid of het uitdragen van een visie.
    d. Deze in het belang van de vereniging zijn en niet in strijd zijn met artikel 4 van de statuten van Congo.
  2. Een punt uit het meerjarenplan kan worden gewijzigd, toegevoegd of verwijderd:
    a. Mits een dergelijk voorstel, conform artikel 14 van het Huishoudelijk Reglement, door een absolute meerderheid van het aantal stemmen op een geldige ALV wordt aangenomen. Aanpassingen treden direct na aanname in werking.
    b. Op elke ALV. Uitzondering hierop is de wissel-ALV, omdat het onwenselijk is een punt in het meerjarenplan te wijzigen terwijl het beleidsplan ter discussie staat (zie lid 3).
  3. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het meerjarenplan ligt bij het zittende bestuur. Het bestuur dient te verantwoorden welke punten uit het meerjarenplan zij niet kan implementeren in haar beleidsplan. Op de wissel-ALV wordt over deze keuze gestemd en indien gewenst wordt deze aangepast. Op de wissel-ALV wordt ook de stand van zaken van het volledige meerjarenplan gepresenteerd. Dit gebeurt met in ieder geval het aftredende bestuur.
  4. De leden evalueren met het bestuur de inhoud van het volledige meerjarenplan.
    a. Dit gebeurt op minimaal één ALV per jaar.
    b. Dit kan op iedere ALV, indien de leden dit nodig achten.
    c. Evaluatie kan leiden tot toevoeging, wijziging of verwijdering van punten uit het meerjarenplan conform lid 2.